Foto: shutterstock.com
Ako sa píše zápisnica
Zápisnica je formálny dokument, ktorý zaznamenáva priebeh a výsledky stretnutí, schôdzí alebo porád. Obsahuje kľúčové body diskusie, rozhodnutia a úlohy. Má presne stanovenú základnú štruktúru. Ak ju dodržíte, určite bude výsledná zápisnica v poriadku.
Základná <a href="https://eures.europa.eu/mastering-art-minutes-how-write-meetings-effectively-2023-07-18_sk">štruktúra zápisnice</a>:
Hlavička
Názov organizácie
Názov schôdze alebo stretnutia
Dátum a miesto konania
Čas začiatku a konca (nie je nevyhnutný)
Účastníci
Zoznam prítomných osôb
Zoznam ospravedlnených osôb (ak niektorí účastníci chýbajú)
Program
Zoznam bodov programu, ktoré boli prejednávané
Priebeh stretnutia
Diskusia k jednotlivým bodom programu
Prijaté rozhodnutia a uznesenia
Pridelené úlohy a zodpovednosti
Záver
Čas ukončenia stretnutia
Dátum a miesto nasledujúceho stretnutia (ak je známe)
Podpisy
Podpis osoby, ktorá zápisnicu vyhotovila
Podpis predsedajúceho stretnutia (ak je potrebné)
Foto: shutterstock.com
Príklad zápisnice:
Názov organizácie: ABC Spoločnosť s.r.o.
Názov stretnutia: Porada marketingového oddelenia
Dátum: 4. júla 2024
Miesto: Konferenčná miestnosť, Hlavná ulica 123, Bratislava
Čas: 10:00 – 11:30
Účastníci:
Ján Novák
Petra Kováčová
Martin Horváth
Jana Malá
Ospravedlnení: Anna Bieliková, Jozef Hrušinský
Program:
Otvorenie a schválenie programu
Prehľad výsledkov marketingových kampaní za Q2
Plánovanie kampaní na Q3
Rôzne
Priebeh stretnutia:
1. Otvorenie a schválenie programu
Predsedajúci Ján Novák otvoril stretnutie a privítal všetkých prítomných.
Program bol jednomyseľne schválený.
2. Prehľad výsledkov marketingových kampaní za Q2
Petra Kováčová prezentovala výsledky kampaní za Q2. Diskutovalo sa o úspešných a neúspešných aspektoch kampaní.
Rozhodnutie: Prehodnotiť stratégiu na sociálnych sieťach a zvýšiť investície do online reklamy.
3. Plánovanie kampaní na Q3
Martin Horváth predstavil návrhy kampaní na Q3.
Rozhodnutie: Schváliť návrhy a začať s prípravou kampaní. Jana Malá bude zodpovedná za koordináciu.
4. Rôzne
Diskutovalo sa o možnosti organizovania firemného teambuildingu.
Úloha: Ján Novák zistí možnosti a predloží návrhy na ďalšej porade.
5. Záver:
Stretnutie bolo ukončené o 11:30.
Nasledujúca porada bude 1. augusta 2024 o 10:00 na rovnakom mieste.
Podpisy:
Zapisovateľ: Ján Novák
Predsedajúci: Petra Kováčová
Najčastejšie chyby pri písaní zápisnice:Pri písaní zápisnice sa často vyskytujú rôzne chyby, ktoré môžu ovplyvniť jej zrozumiteľnosť a užitočnosť.
Pri písaní zápisnice sa často vyskytujú rôzne chyby, ktoré môžu ovplyvniť jej zrozumiteľnosť a užitočnosť.
Tu sú niektoré z najčastejších chýb a tipy, ako sa im vyhnúť:
1. Nedostatok presnosti
Chyba: Nejasné alebo nepresné zaznamenanie informácií.
Tip: Zapisujte konkrétne údaje, mená, dátumy, časy a presné formulácie rozhodnutí a uznesení.
2. Opomenutie kľúčových informácií
Chyba: Vynechanie dôležitých bodov diskusie alebo rozhodnutí.
Tip: Pred stretnutím si pripravte šablónu zápisnice s bodmi programu a počas stretnutia zaznamenávajte všetko podstatné.
3. Príliš veľa detailov
Chyba: Zápisnica obsahuje zbytočné detaily a dlhé pasáže, ktoré nie sú relevantné.
Tip: Zamerajte sa na kľúčové body, rozhodnutia a úlohy. Stručne a jasne zaznamenajte podstatné informácie.
4. Nezrozumiteľný štýl
Chyba: Používanie komplikovaných viet a odbornej terminológie, ktorá nie je všeobecne zrozumiteľná.
Tip: Používajte jednoduchý a jasný jazyk. Uistite sa, že zápisnica je zrozumiteľná pre všetkých účastníkov.
5. Chýbajúce úlohy a zodpovednosti
Chyba: Neprecízne zaznamenanie, kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy a kedy majú byť splnené.
Vždy uveďte konkrétne osoby, ktoré sú zodpovedné za jednotlivé úlohy, a jasne stanovte termíny.
6. Nedostatok štruktúry
Chyba: Zápisnica nemá jasnú štruktúru, čo sťažuje jej čítanie a orientáciu v nej.
Tip: Dodržujte jasnú a logickú štruktúru s nadpismi a podnadpismi pre jednotlivé sekcie.
7. Neaktuálne alebo nesprávne informácie
Chyba: Zaznamenanie neaktuálnych alebo nesprávnych informácií.
Tip: Uistite sa, že všetky informácie sú aktuálne a správne. Overte si údaje, ak je to potrebné.
8. Nesprávne alebo chýbajúce podpisy
Chyba: Zápisnica neobsahuje podpisy zapisovateľa a predsedajúceho, alebo obsahuje nesprávne podpisy.
Tip: Vždy zabezpečte, aby bola zápisnica podpísaná správnymi osobami.
9. Príliš neskoré vyhotovenie
Chyba: Zápisnica je vyhotovená príliš neskoro po stretnutí, čo môže viesť k zabudnutiu detailov.
Tip: Vyhotovte zápisnicu čo najskôr po stretnutí, ideálne ešte v ten istý deň.
10. Nesprávne uchovávanie
Chyba: Zápisnica nie je správne uložená alebo distribuovaná, takže sa k nej účastníci nemôžu ľahko dostať.
Tip: Uložte zápisnicu na centralizované a prístupné miesto a distribuujte ju všetkým relevantným účastníkom.
Dodržiavaním týchto odporúčaní môžete zabezpečiť, že vaše zápisnice budú presné, prehľadné a užitočné pre všetkých, ktorí ich potrebujú.
