Dátum publikovania:
Ako sa píše zápisnica

Foto: shutterstock.com

Ako sa píše zápisnica

Zápisnica je formálny dokument, ktorý zaznamenáva priebeh a výsledky stretnutí, schôdzí alebo porád. Obsahuje kľúčové body diskusie, rozhodnutia a úlohy. Má presne stanovenú základnú štruktúru. Ak ju dodržíte, určite bude výsledná zápisnica v poriadku.

Základná <a href="https://eures.europa.eu/mastering-art-minutes-how-write-meetings-effectively-2023-07-18_sk">štruktúra zápisnice</a>:

Hlavička

Názov organizácie
Názov schôdze alebo stretnutia
Dátum a miesto konania
Čas začiatku a konca (nie je nevyhnutný)

Účastníci
Zoznam prítomných osôb
Zoznam ospravedlnených osôb (ak niektorí účastníci chýbajú)

Program
Zoznam bodov programu, ktoré boli prejednávané

Priebeh stretnutia
Diskusia k jednotlivým bodom programu
Prijaté rozhodnutia a uznesenia
Pridelené úlohy a zodpovednosti

Záver
Čas ukončenia stretnutia
Dátum a miesto nasledujúceho stretnutia (ak je známe)

Podpisy
Podpis osoby, ktorá zápisnicu vyhotovila
Podpis predsedajúceho stretnutia (ak je potrebné)

porada

Foto: shutterstock.com

Príklad zápisnice:

Názov organizácie: ABC Spoločnosť s.r.o.

Názov stretnutia: Porada marketingového oddelenia

Dátum: 4. júla 2024

Miesto: Konferenčná miestnosť, Hlavná ulica 123, Bratislava

Čas: 10:00 – 11:30

Účastníci:

Ján Novák
Petra Kováčová
Martin Horváth
Jana Malá
Ospravedlnení: Anna Bieliková, Jozef Hrušinský

Program:

Otvorenie a schválenie programu
Prehľad výsledkov marketingových kampaní za Q2
Plánovanie kampaní na Q3
Rôzne

Priebeh stretnutia:

1. Otvorenie a schválenie programu

Predsedajúci Ján Novák otvoril stretnutie a privítal všetkých prítomných.
Program bol jednomyseľne schválený.

2. Prehľad výsledkov marketingových kampaní za Q2

Petra Kováčová prezentovala výsledky kampaní za Q2. Diskutovalo sa o úspešných a neúspešných aspektoch kampaní.
Rozhodnutie: Prehodnotiť stratégiu na sociálnych sieťach a zvýšiť investície do online reklamy.

3. Plánovanie kampaní na Q3

Martin Horváth predstavil návrhy kampaní na Q3.
Rozhodnutie: Schváliť návrhy a začať s prípravou kampaní. Jana Malá bude zodpovedná za koordináciu.

4. Rôzne

Diskutovalo sa o možnosti organizovania firemného teambuildingu.
Úloha: Ján Novák zistí možnosti a predloží návrhy na ďalšej porade.

5. Záver:

Stretnutie bolo ukončené o 11:30.
Nasledujúca porada bude 1. augusta 2024 o 10:00 na rovnakom mieste.
Podpisy:

Zapisovateľ: Ján Novák
Predsedajúci: Petra Kováčová

|

Najčastejšie chyby pri písaní zápisnice:

Pri písaní zápisnice sa často vyskytujú rôzne chyby, ktoré môžu ovplyvniť jej zrozumiteľnosť a užitočnosť.

Tu sú niektoré z najčastejších chýb a tipy, ako sa im vyhnúť:

1. Nedostatok presnosti

Chyba: Nejasné alebo nepresné zaznamenanie informácií.

Tip: Zapisujte konkrétne údaje, mená, dátumy, časy a presné formulácie rozhodnutí a uznesení.

2. Opomenutie kľúčových informácií

Chyba: Vynechanie dôležitých bodov diskusie alebo rozhodnutí.

Tip: Pred stretnutím si pripravte šablónu zápisnice s bodmi programu a počas stretnutia zaznamenávajte všetko podstatné.

3. Príliš veľa detailov

Chyba: Zápisnica obsahuje zbytočné detaily a dlhé pasáže, ktoré nie sú relevantné.

Tip: Zamerajte sa na kľúčové body, rozhodnutia a úlohy. Stručne a jasne zaznamenajte podstatné informácie.

4. Nezrozumiteľný štýl

Chyba: Používanie komplikovaných viet a odbornej terminológie, ktorá nie je všeobecne zrozumiteľná.

Tip: Používajte jednoduchý a jasný jazyk. Uistite sa, že zápisnica je zrozumiteľná pre všetkých účastníkov.

5. Chýbajúce úlohy a zodpovednosti

Chyba: Neprecízne zaznamenanie, kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy a kedy majú byť splnené.

Vždy uveďte konkrétne osoby, ktoré sú zodpovedné za jednotlivé úlohy, a jasne stanovte termíny.

6. Nedostatok štruktúry

Chyba: Zápisnica nemá jasnú štruktúru, čo sťažuje jej čítanie a orientáciu v nej.

Tip: Dodržujte jasnú a logickú štruktúru s nadpismi a podnadpismi pre jednotlivé sekcie.

7. Neaktuálne alebo nesprávne informácie

Chyba: Zaznamenanie neaktuálnych alebo nesprávnych informácií.

Tip: Uistite sa, že všetky informácie sú aktuálne a správne. Overte si údaje, ak je to potrebné.

8. Nesprávne alebo chýbajúce podpisy

Chyba: Zápisnica neobsahuje podpisy zapisovateľa a predsedajúceho, alebo obsahuje nesprávne podpisy.

Tip: Vždy zabezpečte, aby bola zápisnica podpísaná správnymi osobami.

9. Príliš neskoré vyhotovenie

Chyba: Zápisnica je vyhotovená príliš neskoro po stretnutí, čo môže viesť k zabudnutiu detailov.

Tip: Vyhotovte zápisnicu čo najskôr po stretnutí, ideálne ešte v ten istý deň.

10. Nesprávne uchovávanie

Chyba: Zápisnica nie je správne uložená alebo distribuovaná, takže sa k nej účastníci nemôžu ľahko dostať.

Tip: Uložte zápisnicu na centralizované a prístupné miesto a distribuujte ju všetkým relevantným účastníkom.

Dodržiavaním týchto odporúčaní môžete zabezpečiť, že vaše zápisnice budú presné, prehľadné a užitočné pre všetkých, ktorí ich potrebujú.

Andrea Bercik

Andrea Bercik

redaktor

0907399395

andrea@lemur.sk

Andrea Bercik pôsobila 12 rokov ako redaktorka v regionálnom denníku Korzár, aktuálne pracuje na pozícii Senior Copywriter v komunikačnej a marketingovej agentúre LEMUR, je šéfredaktorkou magazínu East Mag a zároveň CEO vo Vydavateľstve Maxim. Je autorkou troch kníh a zbožňuje prácu s textom v akejkoľvek podobe.